تعمل أغلب الدول العربية اليوم على الأرشفة الالكترونية والاهتمام بالأرشيف والوثائق، والسؤال المطروح، تأرشف ماذا وماهي الجدوى من أرشفة الوثائق الكترونيا؟
الأرشيف هو جملة الوثائق التي ينشئها كل شخص مادي أو معنوي في إطار ممارسة نشاطاته.
تحفظ لقيمتها الإدارية والمالية والقانونية أولا، ثم تحفظ ثانيا لقيمتها التاريخية والشهائدية ولحفظ ذاكرة الدولة وتكون مصدرا للبحوث والدراسات.
كانت ولاتزال النظرة إلى الأرشيف وخاصة في الدول العربية نظرة دونية، ولم يحظى هذا القطاع بالاهتمام إلا في السنوات القليلة الماضية. فعملت هذه الدول على:
- سن قوانين وتشريعات لتنظيم مجال الأرشيف والحفاظ عليه،
- إرساء تراتيب وأدوات لتنظيم الأرشيف حسب المعايير الدولية،
- تكوين مختصين في مجال الأرشيف،
- إرساء هياكل تعني بالأرشيف،
- الخ.
ورغم تفاوت الدول العربية في ما بينها، إلا أن النقطة المشتركة بينهم هي الاهتمام بالأرشيف وإن اختلفت التشريعات، والتراتيب والمسميات.
ولئن عملت بعض الدول العربية على تنظيم الأرشيف يدويا قبل الارتماء في أحضان التكنولوجيا و الرقمنة، وهو الأصل، إلا أن دول عربية أخرى أخذتها حمى التكنولوجيا والأرشفة الالكترونية وانكبت على أرشفة وثائقها الكترونيا دون الاهتمام بالوعاء الورقي.
إن تنظيم الأرشيف يدويا هو المهم من وجهة نظري قبل الأرشفة الالكترونية التي من الأفضل أن تأتي في مرحلة متقدمة، خاصة وأن الوعاء الالكتروني لا يزال محل تجاذب ونقاش بين العديد من الأطراف ذات العلاقة.
ومن أسباب الاهتمام بالأرشيف الورقي وتنظيمه قبل الاهتمام بالأرشفة الالكترونية حسب رأي هو:
- الملفات والوثائق الالكترونية هي الحاملة للقيمة الإدارية والقانونية والضامنة لحقوق مالكها سواء مؤسسة أو فرد،
- مازالت المعاملات الإدارية تتم بالملفات الورقية،
- الوثيقة الالكترونية ليس لها قيمة قانونية إلى اليوم رغم سن العديد من الدول العربية قوانين تتعلق بالتجارة الالكترونية، بالمعاملات الالكترونية وغيرها،
- التطور المذهل للتكنولوجيا التي نوردها من الغرب ومنها الوسائط والمحاميل التي نحفظ عليها ذاكرتنا وهو ما يجعل احتمال الاطلاع على بعض الوثائق مستقبلا أمرا غير ممكن إذا أخفقت التكنولوجيا في إيجاد الحلول،
- عدم القدرة على التفريق بين الأصل والنسخة الالكترونية رغم طرق الحماية المتعددة وهو ما يفقد الوثيقة الأرشيفية الالكترونية مميزاتها المعروفة،
- تعلق الإنسان إلى اليوم بالوعاء الورقي،
- الخ.
رغم كثرة السلبيات التي ترافق الوثيقة الالكترونية، إلا أنه لا يجب إنكار الايجابيات وخاصة المتعلقة بــ:
- ربح مساحات الحفظ،
- إتاحة الوثيقة الالكترونية عن بعد سواء داخل المؤسسة أو خارجها،
- سهولة البحث والاسترجاع،
- اشتراك المستخدمين في الاطلاع على نفس الوثيقة في نفس الوقت Sharing،
- تثمين دور الأرشيف وولوجه إلى الفضاء الالكتروني،
- الخ
إلا أن الأرشفة الالكترونية يجب أن تكون في مرحلة لاحقة بعد الاهتمام بالأرشيف الورقي وسن التراتيب والتشريعات التي تنظمه وتحافظ عليه