×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .
×أهم أعمال السكرتارية " هي " :
القيام بالأعمال المكتبية . تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة .
إعداد المذكرات و التقارير . أعمال الاتصال . حفظ المستندات .
×السكرتير " هــــو " : الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية .
×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " :
كتم الأسرار . الذكاء . القدرة اللغوية . المظهر المناسب .
تحمل المسئولية . النشاط و الحركة . الشجاعة و الإقدام . الثبات الانفعالي .
×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " :
1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل .
3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات .
5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب .
7) القانون التجاري . 8) مهارات اللغات الأجنبية .
×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " :
( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } :
1) كتم السر . 2) تنمية الذات .
3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك .
5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب
( ب ) برئـــيــــــه :
1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة .
4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب .
6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب .
( جـ ) مـــع زمــلائـــه :
1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي.
4) تجنب السلبية . 5) التعاون .
( د ) مع الزائرين و العمـلاء :
1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم .
3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم .
أنواع السكرتارية
3- سكرتارية متخـصـصـــة
2- سكرتارية عـامـــة
1- سكرتارية خــــاصــــة
1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة .
2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال
3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة.
أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص :
1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير .
3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات .
5) القيام بالإعمال المكتبية .
6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس .
7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية .
الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص :
1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار .
4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص .
× المهارات الفنية للسكرتير الخاص :
تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم .
إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر .
المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . تنظيم الاجتماعات .
ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة:
& قسم الاســتعـلامـات :
1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين .
3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها .
4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات .
& قسم الاتصال التليفوني :
1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية .
3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون .
& قسم المحفوظات :
1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة .
3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف .
5) تسجيل دخول و خروج الملفات .
& قسم شئون المبني :
1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني .
3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد .
5) توفير أدوات نظافة المبني .
& قسم الطباعة و النسـخ :
1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي .
3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها .
& قسم شـئون علاقات العمل :
و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي }
& قسم الشئون الماليـــة :
1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل.
3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }: و تنقسم إلي :-
1- السكرتير القانوني :
إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة .
مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة .
فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها .
بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد .
2- السكرتير الصحفـي :
متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية .
جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه .
أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه .
تنظيم المؤتمرات الصحفية . أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية .
3- السكرتير الأخصائي :
جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية .
الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية .
عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية .
حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة .
4- سكرتير شئون المجالس الشعبية :
مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي .
× أهم أعمالة : استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس .
تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات .
استقبال أعضاء المجالس .
استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس .
5- سكرتير الطباعة و النسخ :
كتابة البحوث و التقارير . كتابة الخطابات المرسلة .
حفظ هذه المكاتبات .
مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى .
× أهم أعمالة : إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض .
تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي .
كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . معالجة البريد الوارد و الصادر .
تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية .
6- السكرتير التعليمي :
مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس .
× أهم أعمالة :
عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . استقبال الأفراد و توجيههم .
الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها.
حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها .
7- السكرتارية الفندقية :
تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية .
استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. الرد علي استفسارات العملاء .
محاسبة العملاء عن مدة الإقامة.
المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق .
×الاتصال في مجال السكرتارية :
تعريف الاتصال : هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . .
×أهمية الاتصال:
& أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين :
1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة .
3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين .
& ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد :
1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة .
3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة .
& ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور :
1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات .
×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات .
2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص .
4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم .
×أهمية الاتصال في عمل المكتب :
بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة.
×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة :
أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين .
3- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة .
عناصر الاتصال { أربعــة }
×أنـواع الاتصالات ( رسمية و غير رسمية :
أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) .
3- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد .
ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية
اجتماعات / لجان / مقابلات / محاضرات
× غير مباشرة
المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت
× مكتوبة
الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات
القرارات / النشرات
× شفهية
تليفون / مقابلات / اجتماعات
محاضرات / ندوات
×أهمية الرسائل في أنجاز الأعمال { مزاياها }:
1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية.
4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد.
× الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية }
× صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة }
× أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة }
× الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة
× الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية .
× الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية .
×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد .
& ملحوظة :
ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف .
× التقارير: هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات
× المذكرة: تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس .
× الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة
× البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة .
× شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار .
× داخــــلــــيــــة
عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد
× خـارجـــيــــة
عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر
× رسائل التعزيز : هي رسالة عادية ترسل بعد البرقية أو المكالمة التليفونية .
× الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ .
3- أثبـات نـص البرقيـة .
× القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل .
× النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين
بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات .
شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية :
1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها .
3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام .
4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام .
5- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } .
شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية :
1- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و
مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية .
2- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد .
3- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
4- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط .
لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط .
× الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة .
× أنواع الخصــم :
أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } :
يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة .
ب ) خصم تجاري :
يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة .
× التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع
الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب .
× قائمة الأسعار { كتالوج } :
هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم .
1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء
2) المذكرة .
3) بطاقة البريد .
× مستندات الشراء و البيع :
1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و
كذلك شروط الدفع و التسليم .
2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف
و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم .
3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة
التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير .
4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري .
نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي
يظهر في الفاتورة نتيجة السهو .
2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ).
5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
6- كشف الحساب :
أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ .
أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه.