مدير لأول مرة

هل تحب أن تكون مديراً؟
قبل أن تقول نعم فلا بد من معرفة تبعات وتحديات مهمتك الجديدة.
يمكننا أن نقول: إن حياتك بعد أن تصبح مديراً لن تكون أبداً كما كانت قبل، وستواجه تحديات كثيرة لا حصر لها، ونجاحك في مواجهة هذه التحديات معناه نجاحك كمدير!
وليس معنى صعوبة المهمة استحالتها، وفي هذه الورقات نحاول معاً أن نخطو أولى الخطوات في عالم الإدارة، ولعلنا بذلك نسهم في تقديم يد العون للمديرين الجدد، ونأخذ بأيديهم نحو سلم النجاح.
أخطاء الأيام الأولى في عالم الإدارة:
من الخطأ أن تعتقد أن الجميع سيرحبون بقدومك.
بدهيات النجاح للمدير الجديد:
1. قدوة حسنة في التزامه بمواعيده وسلوكياته.
2. يحترم سابقيه، ويعرف فضلهم وسبقهم.
3. لا يستنكف عن الجلوس لمرؤوسيه، ومعرفة طموحاتهم ومشاكلهم، والتودد إليهم.
4. يفرق بين الحزم المطلوب والغلظة المذمومة.
5. أفضل الرؤساء هو أقلهم إصداراً للأوامر.
* من الخطأ النظر لمن يريد التقرب إليك أنهم أصحاب مطامع شخصية، وأنها سيئة المرامي دائماً، ومن ثم تأخذ منهم موقفاً عدائياً.
* من الأخطاء الشائعة للمديرين الجدد إحداث تغييرات سريعة، واتخاذ قرارات عاجلة فور توليهم الإدارة دون أن تكون لديهم رؤية كاملة لأوضاع المؤسسة؛ فإن هذا غالباً يحمل على إهانة المدير السابق، وبيان خطئه مع كونه غالباً يقابل بمقاومة من المرؤوسين، ومن شأنه أن يوجد فجوة كبيرة، وتوجساً من المدير الجديد.
* من الأخطاء الخطيرة أن تجيب على كل شيء يوجه إليك من رؤسائك أو مرؤوسيك ولو كنت لا تعرفه، وأخطر منه التمادي في التمويه، وخير لك الصمت في هذه الحالة والتريث وليس عيباً أن تقول: لا أعلم.
* من الخطأ إغفال دور المرؤوسين في إسداء النصيحة للمدير الجديد، ومعرفة ما لديهم من أفكار بخصوص إدارتك لهم، والاكتفاء بنصيحة الرؤساء.
* من الخطأ إساءة معاملة أصدقائك القدامى قبل أن تكون مديراً بدعوى إثبات حيادك للآخرين، وفي المقابل لا تخصهم بأي مزية لمجرد كونهم أصدقاءك.
* من الخطأ التعامل مع المرؤوسين باعتبارهم أحد الممتلكات الشخصية فتقول: موظفيي، وإدارتي، ونحو ذلك من عبارات ولو غير مقصودة.
كيف تقيم جسور الثقة مع مرؤوسيك؟
إن الثقة المتبادلة بينك وبين مرؤوسيك أول ركائز النجاح في مهمتك الجديدة، وعندما تغيب هذه الثقة فلا تتوقع غير الفشل الذريع، والسقوط المريع لك كمدير.
مدير ناجح في لحظة تفكير:
1. ليس معنى أنني المدير أنني أذكى القوم.
2. قد يكون القرار السليم ألا أقرر شيئاً.
3. لن أستطيع قيادة الناس بدفعهم من الخلف، إذاً يجب أن أسير أمامهم.
4. إن اعترافي بأخطائي فضيلة، يجرد أعدائي من أسلحتهم، ويعطي أصدقائي سلاحاً للدفاع عني.
5. عندما أكون سلبياً تجاه الأفكار الخاطئة أكون إيجابياً تجاه الحقيقة.
6. لن أكون دبلوماسياً ناجحاً إلا إذا واجهت رئيسي بأخطائه.
7. أنا لست أهم من الموظفين أنا فقط أكبرهم مسئولية.
8. الصعود على أكتاف الآخرين معناه السقوط من أعلى.
9. مقياس النجاح الصحيح هو ما تعلمته من الفشل لا ما حققته من نجاح.
10. المستفيد الأول من وجود موظف أذكى مني هو أنا، لأنه منافس حقيقي يجعلني أكثر ذكاءً.
11. ما هو تأثيري في الناس الذين أقودهم؟ وما هو تأثيري في الناس خارج العمل؟ هذا ما ينبغي أن يشغلني لا أنني مدير لشركة تنتج أكواب بلاستيك فحسب!!
إن إدراكك لهذه الحقيقة يحملك على الصبر على هذه المهمة الشاقة.
إن بناء الثقة بينك وبينهم يعني أن تثق في قدراتهم على تحقيق أهداف المؤسسة، كما يعني أن تجعلهم يثقون في قدرتك وكفاءتك على إدارتهم وتوجيههم، وهذا يتطلب إدراك أمور هامة:
* الثقة لا تبنى إلا على النجاح الفعلي، كما أنها لا تبنى مرة واحدة، وتحتاج إلى وقت ليس بالقصير.
* غالب المرؤوسين يفتقدون لوسيلة دفعهم للأمام، والابتكار، وعليك أنت أن تقدم لهم هذه الوسيلة.
* لا ت*** ملكة الإبداع والابتكار لدى مرؤوسيك بتقريعهم إذا هم أخطأوا؛ فأنت بذلك تعلنها صراحة: ممنوع أي أفكار جديدة، وليكن هدفك التوجيه والتعليم.
* تجنب التعنيف على الملأ ما أمكن فإن كنت لابد فاعلاً فاتبع الأسلوب النبوي الكريم: (ما بال أقوام يفعلون كذا وكذا)، ولا تصرح بأسماء من تنتقد.
* الإكثار من مدح أقوام بعينهم، وإهمال آخرين ربما يسبب إحباطاً وسلبية لهؤلاء المهملين، وربما سبب نوعاً من المشاحنة بين المرؤوسين.
استقيموا ولن تحصوا:
هذا العنوان جزء من حديث نبوي كريم، وهو يحمل بين طياته توجيهاً عظيماً يدفع المرء لمحاولة بلوغ الكمال، وفي الوقت نفسه يبين له أن الكمال غاية لا تدرك، ومن ثم فلا ينبغي أن يقعد أو ييأس، وكذلك تلفت النظر إلى إدراك هذه الحقيقة في تعاملنا مع الآخرين، وألا نطلب منهم تحقيق هذا الكمال المعجز الذي يؤدي بالمرء إلى القعود كلية، ومن طلب عملاً بلا أخطاء فإنما يطلب محالاً، وحتماً لن يكون هناك عمل بغير نسبة خطأ، وإنتاج مائة وحدة بعشرة أخطاء خير وأفضل من إنتاج ثلاثين ليس فيها خطأ واحد.
إن إدراك المدير الجديد لهذه الحقيقة أمر ضروري جداً على طريق النجاح، فبعض المديرين الجدد يغالون في طلب الكمال وهم يعلمون أنه بعيد المنال، والمديرون الذين يطلبون من مرؤوسيهم ذلك إنما يعملون ضد أهدافهم؛ إذ قد يؤدي الحرص على تجنب الأخطاء إلى الإبطاء في العمل، وخفض الإنتاج، كما أن هذا النهج قد يؤدي إلى استياء المرؤوسين، وجعلهم يعتقدون أن مديرهم شخص لا يمكن إرضاؤه.
على المدير أن يدرك جيداً أن جودة الإنتاج تتحقق عندما يقرر المرؤوسين بأنفسهم ذلك، ودوره هو حثهم على اتخاذ هذا القرار، ومساعدتهم في تنفيذه!!
بين الإحجام والإقدام:
هناك بعض الناس بطبعه متردد، ويعجز عن اتخاذ قرار بنفسه، وهؤلاء لا يصلحون للإدارة، غير أن ذلك لا يعني أن المدير عليه أن يأخذ قراراته كلها من غير تروٍ وإلا لم يصلح للإدارة!!
أسباب تردد البعض في اتخاذ القرار:
1.عدم التأكد من كفاية المعلومات المتاحة: إذا كان المدير يظن أنه لا يصح أن يتخذ قراراً قبل أن يكون لديه 100% من المعلومات المطلوبة فهو واهم لسبب بسيط جداً وهو أنه في حالة ظنه توافر هذه النسبة لديه سيكتشف بعدها أنه كانت هناك معلومات غائبة عنه، ومن ثم فهذه النسبة المطلوبة غير صحيحة، وهي من عوائق اتخاذ القرارات، وفي المقابل لا يعني ذلك اتخاذ قرار في أمر ما لا يعلم عنه شيئاً، وخير الأمور أواسطها، فلا تتردد في اتخاذ قرارك عندما يتوفر لديك قدر معقول من المعلومات.
2.الخوف من الوقوع في الأخطاء: إذا أردت ألا تخطئ أبداً في عمل ما أو قرار ما فليس هناك سوى سبيل واحد لتحقيق ذلك وهو ألا تعمل أي شيء ولا تأخذ أي قرار، وبعبارة أخرى: أقل الناس خطأ هم أقلهم عملاً.
ونحن لانقصد بذلك فتح الباب على مصراعيه لتبرير الأخطاء، وإنما الشاهد أن الخطأ لا ينبغي أن يعيق العمل واتخاذ القرارات، كما أن الإحجام عن اتخاذ القرارات أسوأ بكثير من الوقوع في بعض الأخطاء، وهي ستقل بطبيعة الحال مع الخبرة، والتجربة، والممارسة، مع الأخذ بالضوابط الأخرى.
الكيان الواحد:
من أعظم دعائم نجاح المدير أن يجعل نفسه ومرؤوسيه كياناً واحداًـ وأن يجعلهم يشعرون أنهم هم أصحاب العمل ومديروه.
نحن وهم:
1. لا أعرف كيف أصدروا (هم) هذه الأوامر.
2. (هم) بالتأكيد لا يفهمون ما نؤديه (نحن) في موقع العمل.
3. ليتهم يدركون (هم) شعورنا (نحن) نحو هذا القرار، ولا أعرف ماذا نستطيع (نحن) أن نفعل حياله.
بالطبع دون الإخلال والخلط بين المهام والواجبات، وعندما تظهر عبارات (نحن) و(هم) في مؤسسة مشيرة إلى فئتين فهذا علامة تصدع في البناء بين الكليات والجزئيات:
على المدير أن يدرك أنه لم يعد موظفاً مطلوب منه أداء عملية معينة فحسب، ؛بل إنه مسئول عن جميع العمليات بالإدارة، ومن ثم فيلزمه تغيير أسلوب عمله من الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة والجزئية، وليس معنى ذلك عدم الاهتمام بالتفصيلات التي تكون أحياناً مطلوبة لاستكمال الصورة؛ والتوازن مطلوب بين الأمرين، والاهتمام ببعض أشجار الغابة لا يعني إضاعة فرصة رؤيتها كلها!!
حقائق مفيدة:
* لا يمكن حمل جميع العاملين على القيام بمهام واحدة، أو التفكير بنفس الطريقة، والمهم اختيار الرجل المناسب للمهمة المناسبة.
* العدالة في توزيع المهام لا تعني بالضرورة المساواة في توزيع الأعمال.
* لا يعني كونك المدير أنك معصوم من الأخطاء، فلا تدفع مرؤوسيك لإثبات ذلك.
* ليس معنى أنك المدير أن تكون أنت المتكلم فقط في كل حوار!!
* من مهارات المدير الناجح قدرته على الاستماع الجيد.
* من أكبر أخطاء المدير أن يوهم العاملين معه أن كل شيء مهم وعاجل لأن محصلة ذلك أنه لاشيء مهم أو عاجل!!
* من الخطأ أن يظن المدير أنه مسئول عن حلول جميع مشاكل العاملين معه، وأعظم منه خطأ أن يظن أنه غير مسئول عن حل أي منها!!
* إذا كنت تعتقد أنك من أولئك الذين تسيرهم الأحداث فخل عنك مهمة المدير لغيرك.
* لا يوجد عمل محبب للنفس على الإطلاق، وفي المقابل لا يخلو عمل من جوانب إيجابية فيه.
أبجديات التعامل مع العاملين معك:
إن إدراك المدير لأهمية علاقته مع مرؤوسيه، وأن تأثيرها على مستقبله ومهمته؛ أكثر من علاقاته برؤسائه من شأنه أن يغير من نظرته واهتمامه بهذه العلاقة، وتنميتها، ولكن قليلين فقط من المديرين من يدركون ذلك، ومن ثم يسقطون من دائرة اهتماماتهم سبل بناء هذا العلاقة، وآلية توجيهها.
مشكلات ما بعد الأيام الأولى:
لن تظل دوماً في أيامك الحالمة الأولى، ولن يستمر تدليلك من قبل رؤسائك؛ فما لهذا أتوا بك لهذه المهمة، وأول مهامك أو مشاكلك الأولى في عالم الإدارة الحقيقي هو تغيير سلوك بعض مرؤوسيك، وتكييفهم، وإعادة تأهيلهم، والوقوف على مشاكلهم الشخصية، وإجراء الحوار معهم، وغير ذلك من مهام منصبك الجديد.
وحتما ستواجه أنواعاً من السلوك التي لا ترضى عنها؛ فلا تظن أن بإمكانك إجراء تغيير جذري في سلوك الناس؛ لأن التغييرات في الشخصية الأساسية كما يقول علماء النفس لا تتحقق إلا بتعرض الشخص لتجارب مؤلمة، أو بإجراء جراحة في المخ، وبغض النظر عن صحة هذا القول أو عدمه فإنه يظهر مدى الصعوبة في تغيير شخصية الإنسان.
قد يكون من الأفضل التعامل مع مرؤوسيك على حالهم دون تغيير ولو كان ذلك لا يروق لك ما داموا محققين للمطلوب منهم، وهذا بالطبع إذا لم تكن هذه السلوكيات والطبائع يرفضها الدين، أو كانت تؤثر سلباً على الآخرين، وليكن دورك مع هذه النوعية هو توجيهها للمجال الذي يتناسب مع إمكاناتها وقدراتها الذهنية والنفسية.
فن التعامل مع مشاكل العاملين:
أولاً: لا تعتقد أن لديك القدرة على إيجاد الحلول لجميع مشاكل الأفراد، والمطلوب منك التعامل مع المشكلات التي تدخل في دائرة مسئولياتك الإدارية، وتوجيه غيرها إلى الهيئات أو الإدارات المعنية بهذه الأمور الاجتماعية.
- الحوار يتيح فرصاً ما فريدة لحل العديد من المشكلات، ولكن لا تجعل هذا الحوار من طرف واحد، بل اجعله على طريقة (خذ وهات)، وكن مستمعاً جيداً لكل صاحب شكوى، وتذكر أن نظرك إلى محدثك يعني اهتمامك بما يقول، ولكن احذر أن تضيع في ذلك الوقت الواجب تكريسه للعمل.
- إذا أردت أن يعرف المرؤوس أن عمله دون المستوى المطلوب فمن الخطأ أن تتبسط معه في الكلام بطريقة لا توصل إليه هذه الرسالة، وعليك أن تدير الحوار بطريقة تجعله يقترب بنفسه من غرض المقابلة.
- كون بعض المشكلات قد لا يحتاج إلى أي تصرف لا يعني أن تنتهج سياسة "دعه يعمل دعه يمر".
- هناك مشكلات ذات طبيعة خاصة كالموظف الكفء في عمله، ولكنه يتأخر عن موعد العمل؛ فليس معنى كفاءته التهاون معه في أمر من شأنه إفساد العمل كله، ولكنه رفق مشوب بالحزم.
- إذا اضطررت إلى اتخاذ قرار مؤلم بفصل أحد الموظفين بعد استنفاد جميع وسائل إصلاحه فليكن هذا القرار حاسماً وفي سرية، حتى لا يعلم به زملاؤه، واحرص على ألا تفقد علاقتك معه أو على الأقل احرص على شعرة معاوية في تعاملك معه، ويجب أن تساعده في الحصول على جميع حقوقه التي يكفلها نظام المؤسسة، وتساعده في الحصول على عمل آخر يتناسب مع قدراته إذا استطعت إلى ذلك سبيلاً.
- قد يفقد المدير دفة التوجيه تماماً إذا كان متطرف الانفعال والمشاعر، وعندما يعجز عن إدارة عواطفه، وينفعل لأتفه الأسباب؛ فسيفقد تعاطف العاملين معه، وثقتهم في نفس الوقت، وسيتوجسون منه خيفة في رضاه وغضبه.
- إن أول وأنجع أسباب النجاح في حل مشاكل الإدارة والعاملين هو الاحتفاظ بهدوء أعصابك في أصعب الظروف حتى يمكنك التفكير السليم، ولا يعني هذا أن تكون مجرداً من العواطف الإنسانية.
نصائح وتوجيهات هامة:
تنمية المهارة أمر حتمي: فلا يعني كونك مديراً أن تنقطع عن تطوير نفسك وتنمية مهاراتك؛ فقيمة كل امرئ ما يحسنه ويتقنه، والمدرس الذي لا ينمي نفسه في مادته لا يأمن أن يأتي اليوم الذي يسبقه فيه التلاميذ الجدد الذين تطورت مناهجهم، واستفادوا من غيره.
إياك والعجب والغرور: فهي إحدى شراك النجاح المبكر، ويمكنك تحويل الغرور إلى نوع حميد من الثقة بالنفس، وأن تعترف بأخطائك ولا تلق باللوم على مرؤوسيك؛ فالخطأ أمر طبيعي يمكن أن يقع فيه كل البشر، والمكابرة والتمادي في الخطأ أعظم من الخطأ نفسه.
خادم القوم سيدهم: مهام المدير أو القائد هي مزيج من مسئوليات القائد والخادم، ولكن الكثير منا ينكرون جانب الخدمة؛ لأنه يتعارض مع ما يعتقدونه في أنفسهم، مع أنهم بإمعان التفكير في عملهم سيجدون أن معظم المهام المنوطة بهم هي في واقع الأمر خدمات لمرؤوسيهم.
لا تجعل وظيفتك الجديدة نهاية المطاف!!
في أحيان كثيرة تضيع على بعض المديرين فرص الترقي بسبب عدم وجود من يحلون محلهم، فإذا أردت أن تتفادى هذه العقبة فعليك أن تعد أحد معاونيك ليكون جاهزاً لتولي مهام منصبك عند اللزوم؛ بأن تفوض إليه بعض سلطاتك بالتدريج، وعندما يستقر اختيارك على أحد مرؤوسيك يجب أن يعلم رؤسائك بذلك، وإذا أدى هذا السلوك إلى ترقية معاونيك في إدارات أخرى فلا تحزن على ذلك؛ لأنك ستكتسب شهرة أنك مدير معلم، وربما تزيد فرصتك في الترقي.
- إذا لم يكن لديك مساعد جاهز يمكنك تفويض بعض مهامك إلى أكثر من مرؤوس حتى لا يترقى أحدهم من وراء ظهرك إلى أن تستقر على الأصلح منهم، بيد أن هذا الأسلوب قد لا يخلو من سلبيات على باقي المرؤوسين، ولهذا يجب أن تعطيهم الأمل في إمكانية الترقي في إدارات أخرى خارج إدارتك، وكن صادقاً في ذلك، وعامل الجميع على قدم المساواة والعدل.
- لا تكن كالذين يعتقدون بأن المؤسسة لا يمكنها الاستغناء عنهم، وهم بسبب هذا الوهم قد يضحون بإجازاتهم، ومثل هؤلاء هم أول ضحايا هذا الفهم الخاطئ لمفهوم الإدارة، ولا يصلحون لها.
- اعتن بمظهرك، وأحسن اختيار ملابسك من غير إسراف أو مخيلة، وإذا أردت أن تكون ناجحاً فزيك يجب أن يبدو كذلك.
- وقد يكون رؤسائك راضين عنك كل الرضى لدرجة أنهم لا يودون الاستغناء عنك، ولا يفكرون في ترشيحك لترقية في أماكن أخرى خارج نطاق سلطاتهم، فيجب أن تستكشف ذلك في وقت مبكر، وتعد له بالطريقة السابق ذكرها قبل أن يفوت الأوان.
إدارة الوقت:
لا تتصور أنك تصلح مدير مؤسسة إن لم تستطع إدارة وقتك أولاً، ولعل أفضل طريقة لتنظيم وقتك بوسيلة عملية هي أن تعد مذكرة بالأعمال المفروض عليك إنجازها كل يوم وتضعها أمامك، وأشر على ما يتم إنجازه منها، وما يتبقى منها بدون إنجاز يرحل إلى مذكرة اليوم التالي، على أن يتم ترتيب الأعمال وفقاً لأهميتها وأولويتها، ولو تطلب عملك أن تأخذ بعض أوراقك معك إلى المنزل وبصفة خاصة الأعمال التي تتطلب الهدوء في التفكير ككتابة التقارير، والأبحاث؛ فلا مانع على ألا يكون ذلك سبيل جعل المنزل والمكتب سواء.
كيف تكتب إلى الآخرين؟
أفضل طريقة للكتابة للآخرين هي أن تستحضر صورة ذهنية لمن تود الكتابة له، وتكاتبه كأنك تخاطبه، وافعل ذلك أيضاً مع مرؤوسيك، وإذا كنت تكتب لرئيس لا تحبه استحضر صورة ذهنية لأحد أصدقائك، واكتب له ما تود كتابته لهذا الرئيس، ووقع على خطابك باسمك الأول لإشعاره بالود، ويجب الحفاظ على قواعد النحو والصرف والهجاء، وإذا كنت لا تجيدها حاول أن تتعلمها، ولا تعتمد في ذلك على مساعد أو سكرتير، لأن ذلك من شأنه أن يفوت عليك فرصة تعلم هذه المهارة الهامة.
تعلم أدب الرد على الكالمات الهاتفية:
يغفل كثير من الناس أدب الرد على المكالمات الهاتفية، وهو أدب هام يتأكد عندما يكون هو أول سبيل لك للتعرف على الآخرين، فطريقة كلامك في اتصالاتك الهاتفية تكشف عن شخصيتك، والانطباع لأول مكالمة ربما يبقى مدة طويلة، ويكون صورة لصاحبها ربما لا تغيرها الأيام، كما أن إشعار من تكلمه باهتمامك به فضلاً عن كونه أدباً مهماً فهو أيضاً سبيل كسب الود والاحترام.
أحسن الإنصات للآخرين:
من مهارات المدير الناجح قدرته على الاستماع الجيد؛ لأن الله قد جعل لكل منا أذنين وفماً واحداً، وهو يتطلب أن يكون وقت الاستماع ضعف الوقت المكرس للكلام، وأنت حين تستمع تتعلم شيئاً جديداً، ولكن حين تتكلم لا تتعلم.
وإذا أردت أن تكون محدثاً بارعاً عليك أن تكون مستمعاً جيداً، وتذكر أن نظرك إلى محدثك يعني اهتمامك بما يقول.
لا تكن عبوساً:
يخطئ الكثيرون من الناس عندما يخلطون بين الجدية وتقطيب الجبين والعبوس في وجه الآخرين، والابتسامة العريضة لا تعني غياب الحزم، وضياع الجدية، والدعابة المنضبطة الموزونة من غير ابتذال طريق سهل لتملك القلوب، كما أن العبوس هو أقصر طريق لتنفير الناس منك ومن إدارتك لهم.
مستفاد من كتاب: مدير لأول مرة، للورن بلكر
إعداد الفريق العلمي بموقع مفكرة الإسلام
ملخصات:
خادم القوم سيدهم
حقائق مفيدة
نحن وهم
مدير ناجح في لحظة تفكير
بدهيات النجاح للمدير الجديد
منقول