أولاً / أسئلة كلامية : " هام جداً جداً جداً
1] هناك مجموعة من القواعد و المبادئ التي تحكم سلوك السكرتير :
](أ) مع نفسه . (ب) مع رئيسة . (جـ)مع زملاؤه . (د) مع الزائرين.
ç وضح هذه القواعد و المبادئ لكل منهما :
جـ أ ) مع نفسه :1. كتم السر . 2. تنمية ذاته وقدراته .
3. البعد عن السلوك الغير مستحب . 4. يحافظ علي آلات و معدات المكتب.
جـ ب ) مع رئيسة : 1. احترام الرئيس . 2. حسن الاستماع للرئيس .
3. تنفيذ الأعمال المطلوبة منه بالشكل المناسب .
جـ ج ) مع زملائة :1. حسن معاملة الزملائة. 2. التعاون مع الزملاء .
3. تجنب السلبية و الإهمال . 4. عدم التكبر .
جـ د ) مع الزائرين :1. استقبال الجميع بالترحيب . 2. اللياقة و الأدب في الحديث .
[3. مقابلة و توجية الزائرين . 4. التأكد من جدوي الزائرين و أهميتها.
[IG]2] أذكر أهم اختصاصات كلاً من :-
(أ) قسم الاستعلامات . (ب) قسم المحفوظات . (جـ)قسم شئون المبني .
جـ أ ) قسم الاستعلامات :1. استقبال المترددين علي المنشأة و تسجيل بياناتهم .
2. توجية و أرشاد المترددين علي المنشاة .
3. استلام المراسلات و الإرشادات التليفونية و البرقيات الوارده.
جـ ب ) قسم المحفوظات :1. استلام البريد الوارد. 2. فرز و توزيع البريد الوارد .
3. قيد البريد الصادر في السجل . 4. تسجيل دخول وخروج الملفات.
جـ ج ) قسم شئون المبني :1. توزيع العمل علي العمال . 2. مراقبة نظام المبني .
3. صيانة و إصلاح مرافق المبني . 4. توفي الأدوات اللازمة لنظافة المبني.
[I/] عرف كلاً من :-(أ) القرار . (ب) النشرات الدورية . (جـ)البرقية . (د) الرسالة الداخلية.
جـ أ] القرار: هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصدرها شخص له صلاحية وسلطات و يتضمن المشكلة ورقم تاريخ القرار و الأسباب التي أستند عليها القرار .
جـ ب] النشرات الدورية " أو { الكتابات الدورية }: هي قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعمل بـــهــــا .
جـ ج] البرقية: هي رسالة نختصره ترسل مستعجلة توفيراً للوقت.
[]جـ د] الرسالة الداخلية: هي التي يتم تبادلها بين الإدارات أو الأقسام الإدارية داخل المنشأة الواحدة.
4] ما هي أهم شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية ؟
ج1) الدوافع عند الطلب: يدفع ثمن البضاعة عند طلبها .
ج2) الدوافع عند الاستلام: يدفع ثمن البضاعة عند إستلامها.
ج3) الدفع فوراً: يدفع ثمن البضاعة خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام .
ج4) الدفع نقداً: يدفع ثمن البضاعة خلال أيام من تاريخ الاستلام .
[]ج5) الدفع بالأجل: يدفع ثمن البضاعة بعد مده معينة متفق عليها .
5] ما هي أنواع الاتصالات " تكلمي عنها بالتفصيل " ؟
(أ) اتصالات رسمية (( صاعده - هابطة - أفقيـــة )).
[](ب) إتصالات غير رسمية تتم بعيداً عن الرسميات مثل الحفلات بأنواعها .
6] عرفي كلاً من التسعيرة و قائمة الأسعار ؟
×التسعيرة : هي نشره تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع الضرورية.
[]×قائمة الأسعار : هي نشرات يصدرها كبار و المنتجين مضمنة أصناف البضاعة و السعر المحدد لها.
7] ما هي الوقاعد الأساسية لكتابة الرسائل ؟
1. الإشارة للرسالة السابقة. 2. الرد علي الاستفسارات بالترتيب .
3. الانتهاء من فقرة لتبدأ فقرة جديدة . 4. البعد في الكتابة عن صيغة الأمر .
[. توفير الذوق و اللياقة .
8] ما يجب مراعاته لكتابة مذكرة جيدة ؟
1. دراسة موضوع المذكرة دراسة وافية. 2. استخدام العدد المناسب من الكلمات في كتابة المذكرة .
3. استخدام الشائع من الكلمات و اللغة المناسبة . 4. خلو المذكرة من أخطاء النحو و أخطاء الهجاء .
[. نهايتها تتضمن توجيهاً للمطلوب باتخاذه .
9] ما هي رسالة التفرير و ما هو الغرض منها ؟
×رسالة التقرير : هي رسالة عادية ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
×الغــرض منـــهــــا : 1) زيادة إيضاح معني البرقية أو المكالمة التليفونية .
2) التأكد من عدم وقوع أي خطأ في إرسال البرقية. 3) إثبات نص البرقية بها.
? س2 ) ضع علامة ( ü ) أو ( û ) .
1-
الإشراف علي النشاط الاجتماعي بالمنشأة من أعمال قسم الشئون المالية
2-
الاتصالات الرسمية تتم خارج نطاق العمل
3-
التقارير من الاتصالات الشفهية
4-
تنظيم دخول المترددين علي المنشأة و التحقق من شخصياتهم من اختصاص قسم المحفوظات
5-
الخصم التجاري هو تخفيض من الثمن الكلي للبضاعة و يظهر بالفاتورة
6-
الخصم النقدي لا يظهر بالفاتورة
7-
لا تثبت المصاريف التي صرفها البائع نيابة عن المشتري إذا كان شرط التسليم محل المشتري
8-
من الصفات الشخصية للسكرتير مهارات التخطيط
9-
إذا ظهرت جميع المصروفات بالفاتورة يكون التسليم محل البائع
10-
من السلوكيات الحميدة للسكرتير أداء العمل بإخلاص و دون رقيب
11-
كل رسالة حكومية يجب أن تحمل رقماً معيناً
12-
الاتصال الصاعد يكون من رئيس إلي مرؤس
13-
البرقيات الداخلية هي التي ترسل خارج مصر
14-
الاتصالات الأفقية هي اتصال الأقسام و الإدارة ذات مستوي واحد
15-
الرسالة الحكومية التي تستعمل بين التجار
16-
الرسائل الحكومية تحمل رقماً معيناً
× س3 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
1- الاتصالات الأفقية
2- التليفون
3- التقارير
4- الرسائل الخاصة
5- الرسائل التجارية
1- من وسائل الاتصالات الشفهية .
2- من أهم وسائل الاتصالات الكتابية .
3- يقصد بها الرسائل المتبادلة بين الأهل و الأقارب .
4- يقصد بها رسائل متبادلة بين التجار .
5- يقصد بها اتصال الأقسام و الإدارات ذات المستوي الواحد .
6- رسائل يشكو فيها المرسل إلي المرسل إلية بوجوب هيوب في البضاعة .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 1 ، 3 2 ، 4 3 ، 5 4
× س4 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
1. الخصم التجاري
2. رسالة الاستفسار
3. رسالة التسعير
4. في حالة شروط التسليم محل البائع
5. قائمة الأسعار
1. يرسلها البائع إلي المشتري .
2. تقيد جميع المصاريف في الفاتورة .
3. يرسلها المشتري إلي البائع .
4. يظهر في الفاتورة .
5. لا يقيد أي مصروفات في الفاتورة .
6. نشرة فترية تصدرها المؤسسات التجارية و المصانع الكبيرة .
7. بيان تفصيلي بكميات البضاعة و سعرها و شروط بيعها .
[]الإجــابـــة 1 4 ، 2 3 ، 3 1 ، 4 2 ، 5 6
× س5 ) اختر من المجموعة { أ } ما يناسبها من المجموعة { ب }
1. السكرتارية الخاصة
2. من أهم أعمال السكرتارية الفندقية
3. من أهم أعمال السكرتير التعليمي
4. من أهم أعمال سكرتير شئون المالي
5. قسم المحفوظات
1. تنظيم حفلات الاستقبال في المناسبات .
2. استقبال أعضاء المجلس و العمل علي قضاء مصالحهم .
3. عرض البريد الوارد علي مدير المدرسة .
4. من أقسام السكرتارية العامة .
5. من أنواع السكرتارية .
6. القيام بإعداد و حفظ بطاقاتا طلب الحجز .
[]الإجــابـــة 1 5 ، 2 6 ، 3 3 ، 4 2 ، 5 4
[]× س1 ) أختر الإجابة الصحيحة من بين الأقواس ؟
1– ( أسم المرسل– أسم المرسل إليه ) ممن البيانات التي يحصل عليها أجر في البرقية .
2- ( الاتصال الصاعد – الاتصال الهابط ) يقصد به الاتصال من رئيس إلي مرؤوس .
3 - ( البرقيات الداخلية – البرقيات الخارجية ) هي التي ترسل خارج مصر .
4 – ( مصاريف اللف و الحزم – مصاريف الشحن ) تظهر في جميع أنواع الفواتير .
5- ( رسالة الطلب – رسالة التسعير ) تكون رداً علي رسالة الاستفسار .
6– الخصم التجاري يحسب علي سعر البضاعة( قـبـل– بعد ) إضافة المصاريف .
7- ( الخصم النقدي – الخصم التجاري ) يظهر بالفاتورة .
8 – ( الأشعار المدين – الأشعار الدائن ) يرسل البائع للمشتري إذا كان خطأ الفاتورة أقل من الحقيقة.
9- ( قيدنا لحسابكم – قيدنا علي حسابكم ) تكون في الأشعار المدين .
10 – ( التسعيرة – قائمة الأسعار ) تصدرها الحكومة قبل فترة .
11- بحث الشكاوي و التظلمات و فحص القضايا من اختصاص
( سكرتير صحفي- سكرتير فني – سكرتير قانوني ).
13-قيد البريد الوارد في السجل الخاص به من اختصاص قسم ( شئون مالية– المحفوظات) .
× س2 ) أكمل العبارات الآتيـــــــة ؟
1 – أنواع السكرتارية هي .............. ، ......................... ، ........................... .
2- الخصم النقدي يظهر في .................. و لا تظهر في ....................... .
3- تبدأ العملية التجارية عادة برسالة .................. يرسلها المشتري إلي ........... .
4 – الأشعار ......... يتميز بعباره قيدنا علي حسابكم بينما الأشعار.......... يتميز بعبارة قيدنا لحسابكم .
5- عندما يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها يقال أن شرط الدفع ................ .
6 – إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 3 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع ........... .
7- إذا سدد المشتري ثمن البضاعة في خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام فأن شرط الدفع .............. .
8- إذا ظهرت كل المصروفات في الفاتورة فأن شرط التسليم يكون ................. .
9- قسم ......... يقوم بأعمال الطباعة و الاحتفاظ بالأصول بينما قسم ......... يقوم بمراقبة صيانة المبني .
10- الاتصالات ........ هو الاتصال الذي يتجه الإدارة العليا إلي الإدارة الوسطي و الدنيا .
11- الاتصالات ........ هي الاتصالات بين الأقسام الإدارات ذات المستوي الواحد .
12- تنقسم أساليب الاتصال إلي نوعين هما اتصالات ........ و اتصالات .................
13- من أنواع المراسلات: ....................... و ....................... و ....................... .
14- .............. هو تقرير صغير الحجم يتضمن عرض لملكية معينة بأسلوب متسلسل .
15- رسالة .............. ترسل بعد إرسال البرقية أو المكالمة التليفونية .
1 – عـــامـــــة - خـــاصـــة - متخصصــــة ( فنية ) . 2- الدفاتر - الفاتــورة .
3 - إستفســار - البائع . 4 – المدين - الدائن . 5 - الدفع عند الاستلام .
6 – فوراً . 7- نقداً . 8- محل البائـع .
9- الطباعة و النسخ - قسم شئون المبنـي . 10 – الاستفسار - التسعير .
11- الاتصالات الأفقية . 12 – اتصالات مباشرة - اتصالات غير مباشرة .
14- المذكرة . 15- رسالة التعزيز .
1] محمد محمود مدير احدي الشركات كثرت أعمالة و يدير تنظيم مواعيده و مقابلاته مع العملاء ماذا يفعل في هذا المواقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير خـاص
2] الدكتور ياسين طبيب يمتلك احدي المستشفيات يريد تنظيم ملفات المرضي وكذلك ملفات العاملين بالمستشفي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يعين سكرتير طــبي
3] ماذا تفعل لو كان لديك مكاتبات قليلة الأهمية و تريد اختصار الوقت التكاليف ؟
{ الإجــابــــة } ç نــــرســـــــــــــل مــذكــــرة
4] مدير شركة يريد عرض حقائق معينة لموضوع معين عرضاً تحليلياً بسيطاً ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يكتب تقرير
5] باع تاجــر بضاعة لعميل بالأجل ويريد تشجيعه علي السداد في أقرب وقت ممكن .. ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يمنحة خصم تعجيل دفــع
6] تاجر يريد الاستعلام عن أسعار البضاعة و كذلك شروط الدفع و التسليم ماذا يفعل ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل رسالة استفسار
7] تاجر أرسل بضاعة لعميل بناء علي طلبه ويريد أن يعلمه بتفصيل البضاعة و كمياتها و ثمنها الكلي [ ماذا يفعل ] ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
8] حدث خطأ في فاتورة البيع المرسلة للمشتري جعلت قيمة البضاعة في الفاتورة أكبر من الحقية ماذا يفعل البائع في هذا الموقف ؟
{ الإجــابــــة } ç يرسل فاتورة بيـــــــــــــع
الجزء العمــلـــي " أصحي صحصح فوق"
ç أنقل المستندات الآتية بورقة إجابتك مع إستكمال البيانات الناقصة .
[]س . ت : 310 عمرو عبد المجيد فاكس : 56461190
ص. ب : 420 20 ش البحر الأعظــم ت : 2649675
الجيزة في 20 / 1 / 2010 الجيزة الرجاء عند الرد ذكر رقم ..........
السيد / بشأن طلب بضاعة
بعد التحية نرجوا التكرم بإرسال البضاعة الآتية:-
20 تليفزيون توشيبا 1500 ج للوحدة
15 غسالة توشيبا 200 ج للوحدة
20 خلاط توشيبا 300 ج للوحدة
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 %
و مبلغ 2000 ج مدفوع مقدم مع الطلب
و تفضلوا بقبول فائق الاحترام ،،،
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي فاكس : 3562343
ص. ب : 240 15 ش شــــبـــرا ت : 35623430
القاهرة فاتورة مع رقم : 666
بيان المطلوب من السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجــيـزة
وذلك قيمة البضاعة المطلوبة بتاريخ 25 / 1 / 2010 و المرسلة بتاريخ 1 / 2 / 2010.
شروط الدفع نقداً و خصم تجاري 10 % شروط التسليم محل البائع
[l1/01/clip_image016.gif[/IMG]6000
تليفزيون توشيبا
غسالة توشيبا
خلاط توشيبا
[]
خصم تجاري 10 % 66000 × ـــــــــــ
المصاريف
لف و حــزم
نقل البضاعة
مبلغ مدفوع مقدم
فقط أربعون ألف جنية لا غير
ç بفرض أن البائع أرسل 2 خلاط توشيبا زيادة عن العدد المطلوب وقد قبلها المشتري .
[ المطلوب : تصوير الأشعار اللازم ؟
س . ت : 530 شركة توشيبا العربي
ص. ب : 240 15 ش شـــــبرا
القاهــر إشعار .............. ( 222 )
السيد / عمرو عبد المجيد
20 ش البحر الأعظم
الجيزة
قيدنا ......................
ثمن 2 خلاط توشيبا تم إرسالها زيادة عن العدد المطلوب ضمن الفاتورة رقم 666 و المرسل بتاريخ
1 / 2 / 2010
600 × ــــــــــــــ = ـــــــــــــــ