الباب الثالث
لائحة المشتريات للسلع والخدمات
تتضمن الخط الاستراتيجة لمجلس الأمناء خطة مشتريات يتم اعتمادها من مجلس الأمناء علي أن تتضمن تلك الخطة تفصيلا لكافة البنود المتوقعة شرائها خلال الفترة القادمة ويقوم مجلس الأمناء بإعداد خطة المشتريات وفقا للاحتياجات كل نشاط مع مراعاة حجم ومصادر التمويل المتاحة ومراعاة إشراك جميع مشرفي الأنشطة في إعداد الخطة وتنسيق احتياجات تلك الأنشطة كما تدرج تلك الخطة بالموازنة المدرسية ككل ويجب التأكد من أن كل المشتريات تكون من سلع مدرجة في الخطة المعتمدة
يتناول هذا الباب
1-المناقصة المحدودة
2-المناقصة المحلية
3-الممارسة المحدودة
4-الاتفاق المباشر الدليل المنظم لعمليات الشراء في ظل القوا نيين واللوائح المنظمة
ينظم عملية الشراء الجهاز الإداري بالدولة القانون 89 لسنة 98 واللائحة التنفيذية له الصادرة بقرار وزير المالية رقم 1367 وكافة المنشورات والكتب الدورية الصادرة من وزارة المالية
-ويصدر باتباع أي من الطرقتين قرار من السلطة المختصة وفقا لظروف وطبيعة التعاقد ويجوز استثناء بقرار من السلطة المختصة باحداي الطرق الاتية
1- المناقصة المحدودة 2-المناقصة المحلية 3-الممارسة المحدودة 4-الاتفاق المباشر
المناقصة
تخضع المناقصة العامة أو الممارسة العامة لمبادئ العلانية
وتكافؤ الفرص والمساواة وحرية المنافسة وكلتاهما إما داخلية يعلن عنها في مصر أو خارجية يعلن عنها في مصر والخارج ويكون الإعلان في الصحف اليومية ويصح إضافة وسائل إعلام أخري واسعة الانتشار
-ويراعي قبل الطرح تقسيم الأشياء إلي مجموعات متجانسة وتحقيقا لتكافؤ الفرص وتجنب الإشارة إلي النوع أو الوصف ولا يسري ذلك علي تقضية ظروف توريد قطع الغيار ومستلزمات التشغيل ويكون الطرح علي أساس مواصفات فنية دقيقة ومفصلة يتم وضعها بمعرفة لجنة فنية ذات خبرة الأصناف أو الإعمال المطلوبة دون الإشارة إلي ماركت أو إعلانات
المناقصة العامة
تمر المناقصة العامة بعدة مراحل تبدأ من الإعلام ثم العطاءات وتشكيل لجان فتح المظاريف الفنية وتفريغها في محضر يتضمن بيان ما جاء بالمظروف الفني ثم تحال الأوراق إلي لجنة البت التي يصدر بتشكيلها قرار من السلطة المختصة
-تبد إجراءات وعمل اللجنة البت بفحص العطاءات من الناحية الفنية وتستخلص من هذا الفحص إلي توصية بقبول العطاءات المطابقة للشروط والمواصفات الفنية وتستبعد الغير مطابق مع ذكر السبب وترفع التوصيات إلي السلطة المختصة لاعتمادها وتعلن النتيجة البت في لوحة الإعلانات لمدة سبعة أيام وعقب قضاء المدة يخطر أصحاب العطاءت المقبولة فنيا ويعد محضرا يحال إلي لجنة البت للبت النهائي في المناقصة حيث يتم إرساء للمناقصة الأقل سعرا والأحسن جودة بعد توحيد المقارنة ثم يعتمد نتيجة البت من السلطة المختصة ويعلن الإرسال في لوحة الإعلانات لمدة سبعة أيام ثم يخطر صاحب العطاء الذي أرسيت علية المناقصة بأوامر التوريد أو أوامر الإسناد خلال سبعة أيام من تاريخ انقضاء عشرة أيام علي إعلان قرار الإرساء ثم يتم إبرام العقد وفقا للقواعد المقررة
المناقصات الداخلية يتم النشر عنها في صحيفة أو اثنان واسعة الانتشار ويكون الإعلان باللغة العربية ( إذاعة –تليفزيون –الانترنت )
تقديم العطاءات
تقديم العطاءات مظروفين مغلقين احدهما للعرض الفني والأخر للعرض المالي ويقتصر فتح المظاريف المالية علي العروض المقبولة فنيا
-يجب أن تصل العطاءات إلي الجهة الإدارية في ميعاد أقصاه 2 ظهرا لليوم المحدد
-أي عطاءاو تعديل يرد بعد الميعاد يجب تقديمه لرئيس اللجنة فورا للتأشير علية وفتحة بساعة وتاريخ الورود ثم يدرج بكشف العطاءات المؤخرة
[b]
تقديم العطاءات موقعة من أصحابها علي نموذج العطاء المختوم بخاتم الجهة الإدارية المؤشر علية رقم وقسمة تحصيل الثمن وتاريخه وعلي جدول الفئات المرفق له علي أن يوضح علي كل مظروف نوعه من الخارج (فني –مالي
يجب علي كل شركة مقدمة عطاء ارفاق صورة رسمية من عقد تأسيسها ونظامها الأساسي وإذا كانت منشاة تجارية للأكثر من شخص ترفق صورة من عقد الشراكة
مدة تقديم العطاءات :-عشرة أيام علي الأقل من تاريخ الإعلان ويجوز تقصير المدة إلي خمسة أيام بموافقة السلطة المختصة طبقا للقرار المعدل الوزاري 497 لسنة 2009
مدة سريان العطاءات :-لا تزيد المدة علي 3 شهور وتحسب المدة اعتبارا من فتح المظاريف الفنية يظل العطاء ساريا ملزما لصاحبة حني ولو انتهت مدة سريان العطاء طالما لم يسحب صاحبة التامين المؤقت ترد التأمينات للأصحاب العطاءات غير المقبولة خلال مدة لا تجاوز 7 أيام بعد انتهاء المدة المحددة لسريان العطاء
-تعديل العطاء
الاعتداد بالتعديل المقرر لصالح جهة الإدارة من صاحب اقل العطاءات عندما يكون اقل العطاءات اعلي من القيمة التقديرية ومن ثم فان نزول صاحب اقل العطاءات بسعره عن القيمة التقديرية
المناقصة المحدودة
يكون التعاقد علي المناقصة المحدودة في الحالات التي تتطلب قصر الاشتراك في المناقصات علي موردين أو مقاولين أو استشاريين أو فنيين علي أن تتوفر في شانهم شروط الكفاية الفنية والمالية وحسن السمعة ويكون التعاقد بقرار مسبب من السلطة
الدعوة لتقديم العطاء :-توجه الدعوة للأكبر عدد من المشتغلين بنوع النشاط الخاص بموضوع المناقصة علي أن يتم اعتمادهم من السلطة المختصة من بين المقيدين بسجلات الجهة الإدارية أو غيرهم وذلك بموجب كتب موصي عليها قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف بخمسة عشرا يوما علي الأقل
المناقصة المحلية
يكون التعاقد في المناقصة المحلية فيما لا يزيد عن مائتين جنيها وبقرار من السلطة المختصة ويقصر الاشتراك علي الموردين والمقاولين المحليين بنفس المحافظة وتوجه الدعوة للأكبر عدد من المشتغلين بنفس النشاط لموضوع المناقصة من المقيدين بسجلات الجهة الإدارية أو غيرهم علي أن يتم اعتماد الأسماء من السلطة المختصة بموجب خطاب رسمي موصي عليها قبل الموعد المحدد ب 48 ساعة علي الأقل وتسلم بموجب إقرار مؤرخ علي إن يتضمن الدعوة كافة البيانات الواجب ذكرها في الإعلان عن المناقصة العامة
البت الفني في المناقصة
يكون البت في المناقصات بأنواعها عن طريق لجنتين تقوم أحداهما بفتح المظاريف والاخري بالبت في المناقصة علي انه بالنسبة للمناقصة التي لا تجاوز قيمتها خمسين إلف جنية تتولي فتح المظاريف والبت فيها لجنة واحدة وتجمع لجنة البت لاستعراض محضر فتح المظاريف الفنية للعطاءات وكذا نستعرض محتويات المظاريف الفنية وفي ضوء هذا الفحص تبين اللجنة الفنية العطاءات المطابقة للشروط والمواصفات الفنية الواردة بكراسة الشروط والمواصفات وغير المطابقة واوجة عدم المطابقة
فتح المظاريف المالية
يكون فتح المظاريف المالية مقصورا علي العطاءات المقبولة فنيا وبعد فتح المظاريف المالية تحال الأوراق إلي لجنة البت لتجتمع بنفس تشكيلها السابق الذي تم به البت فنيا وتبدأ لجنة البت باستعراض محضر فتح المظاريف المالية وكذا تراجع محتويات المظروف المالي للعطاءات المقبولة فنيا
إلغاء المناقصة
تلغي المناقصة قبل البت فيها إذا استغني عنها نهائيا أو اقتضيت المصلحة العامة ذلك ما يجوز إلغائها في الحالات الآتية
1-اذا لم يقم سوي عطاء وحيدا لم يبقي بعد العطاءات المستبعدة إلا عطاء واحد
2-اذا اقترنت العطاءات كلها أو اغلبها بتحفظات
3-اذا كانت قيمة العطاء الأقل تزيد علي القيمة التقديرية
ويكون الإلغاء في هذه الحالات بقرار من السلطة المختصة وقد أجاز الشرع قبول العطاء الوحيد بشروط محددة هي
1-ان تكون حاجة العمل لا تسمح باء عادة طرح المناقصة مرة أخري
2-ان يكون العطاء الوحيد مطابقا للشروط ومناسبا من حيث السعر وان يكون العطاء الوحيد اقل قيمة تقديرية للمناقصة
[/
يكون التعاقد بطرق الممارسة العامة بقرار مسبب من السلطة المختصة
الإعلان عن الممارسة
يتم الإعلان عن الممارسة العامة في الوقت المناسب طبقا للاجراءت النشر عن المناقصة العامة علي انه يجوز في حالة الاستعجال وبموافقة السلطة المختصة تقصير المدة لتقديم العروض علي إلا تقل تلك المدة عن عشرة أيام من تاريخ أول إعلان عن الممارسة
إجراءات البت الفني في الممارسة
-تعقد لجنة الممارسة لجنة علنية يحضرها مقدمو العروض أو مندوبيهم وذلك لفتح المظاريف الفنية فقط دون المظاريف المالية وقراءة محتوياتاتها واتخاذ كافة الإجراءات المنصوص عليها بشان فتح المظاريف الفنية في المناقصة العامة فيما لم يرد به نص بالقانون 89 وتعديلاته
- تتولي لجنة الممارسة الدارسة الفنية للعروض المقدمة للتحقق من مدي مطابقتها للشروط والمواصفات الفنية المطروحة وترفع اللجنة تقريرا للسلطة المختصة يتضمن توصيتها من حيث قبول أو رفض أي من العروض وأسباب ذلك
-تخضع الممارسة العامة للقواعد الحاكمة للمناقصات العامة فيما لم يرد بشان نص خاص
البت المالي والنهائي في الممارسة العامة
بعد اعتماد السلطة المختصة لتوصيات لجنة الممارسة بنتيجة الدراسة الفنية للعروض تتولي إدارة المشتريات إخطار مقدمي العروض المقبولة فنيا بموعد ومكان انعقاد لجنة فتح المظاريف المالية السباق تقديمها منهم ليتسنى حضورهم أو مندوبيهم أعمال لجنة الممارسة وتتولي لجنة الممارسة إجراء ممارسة مقدمي العروض والأسعار والشروط والتحقيقات المالية بهدف الوصول إلي أفضل الشروط واقل الأسعار وتجري الممارسة في الواقع علي عطائه بالسعر النهائي الذي يلتزم به بعد الممارسة فان رفض المتمارسون النزول بأسعارهم الواردة بعطائهما تكون ملزمة لهم
إلغاء الممارسة
يجوز إلغاء الممارسة إذا أسفرت عن أن اقل العطاءات اعلي من القيمة التقديرية كما يجوز إلغائها إذا لم يتقدم سوي عطاء وحيد أو لم يبقي بعد البت الفني إلا عطاء وحيد
-إذا كان العطاء الوحيد قيمته اعلي من القيمة التقديرية للممارسة فاءنه يتعين إلغاء الممارسة وجوبا كما يجوز إلغائها دائما للصالح العام
-تشكيل لجنة الممارسة العامة والمحدودة
تتولي إجراءات كل من الممارسة العامة والممارسة المحدودة لجنة تشكل بقرار من السلطة المختصة تضم عناصر فنية ومالية وقانونية وفق أهمية وطبيعة التعاقد علي أن يشترك في عضوية اللجنة ممثل لوزارة المالية إذا جاوزت القيمة 250000 جنية وكذا عضو من إدارة الفتوى المتخصصة بمجلس الدولة إذا تجاوزت القيمة 500000 جنية
الممارسة المحدودة
يكون التعاقد بطريق الممارسة المحدودة بقرار مسبب من السلطة المختصة التي تصدر قرارا بتشكيل لجنة الممارسة برئاسة موظف مسئول وعضوية عناصر فنية ومالية وقانونية وفق أهمية وطبيعة التعاقد
-علي أن يشترك في عضوية الممارسة مندوبا من وزارة المالية بذلك إذا بلغت ربع مليون جنية وعضو من إدارة الفتوى المختصة بمجلس الدولة إذا بلغت نصف مليون جنية
ويكون التعاقد بهذه الطريقة في الحالات الآتية
-الأشياء التي تصنع أو تستورد أو توجد لدي جهات أو أشخاص بدواتهم
الأشياء التي تقتضي طبيعتها أو الغرض الغرض من الحصول عليها أن يكون اختيارها أو شراؤها من أماكن إنتاجها
-الإعمال الفنية التي تتطلب بحسب طبيعتها أن يقوم فنيون أو أخصائيون أو خبراء بذاتهم
-التعاقدات التي تقتضي اعتبارات الأمن القومي توجه الدعوة بموجب خطابات موصي عليها تتضمن كافة البيانات الواجب ذكرها في الإعلان عن المناقصات العامة مع تحديد موعد أول اجتماع للجنة الممارسة علي إلا تقل المدة المحددة لتقديم العروض عن15 يوما
- وتوجه الدعوة للأكبر عدد من المشتغلين بنوع النشاط المسجل بالجهة الإدارية أو غيرها علي أن يتم اعتماد أسماءهم من السلطة المختصة وفي حالة الاستعجال تسلم الدعوة مع مخصوص قبل الاجتماع بخمسة أيام علي الأقل وتسلم بموجب إيصال مؤرخ
يعتبر الشراء بالأمر المباشر هو أفضل طرق الشراء بالنسبة للمدرسة للأسباب الآتية :-
1-سهولة إتمام عملية الشراء
2-الحاجة الملحة للشراء بصفة عاجلة باستمرار لتنفيذ المناهج الدراسية في وقتها
3-ضالة المبالغ التي يتم بها الشراء في معظم الأحيان
5-عدم وجود الكوادر الفنية والقانونية والحسابية التي تقوم بعملية الشراء بالطرق الاخري
كيفية الشراء بالأمر المباشر
1-يقوم مدير المدرسة بتشكيل لجنة المشتريات بالطرق المباشرة وكذلك جميع الأصناف التي تحتاجها المدرسة علي مدار العام الدراسي
علي أن يتم تشكيل لجنة الشراء علي النحو التالي :-
-موظف مسئول رئيس
-العضو الفني احد المدرسين المتخصصين بالنشاط المراد شرائه
-أمين التوريدات عضو مالي
-أعضاء أخري حسب الحاجة
2-يقوم احد الأعضاء بصرف المبلغ المراد الشراء من الحسابات المدرسية بإيصال مؤقت
تقوم اللجنة بالمرور علي التجار للمفاضلة بين الأصناف والحصول علي عروض أسعار منهم
-تقوم اللجنة بالشراء بعد المفاصلة من أحسن العروض المقدمة سعرا وجودة والحصول علي فاتورة الشراء ودفع الثمن نقدا ويجب أن تكون الفاتورة قانونية تشمل علي رقم الملف الضريبي 00الخ
-يتولي أمين التوريدات تسجيل ما تم شراؤه بالدفاتر المخزينة
-يقوم سكرتير المدرسة بتسجيل ما تم شراؤه بالدفاتر المالية
وتسوية المبلغ السابق صرفها بصفة مؤقتة
استلام الأصناف المشتراة
يتولي أمين التوريدات المدرسة مسئولية عملية استلام الأصناف المشتراه وقيدها في الدفاتر المخزنية وإدخالها مخزن المدرسة أولا ثم يقوم بعملية صرفها للنشاط المختص
فحص الأصناف المشتراه
يقوم مدير المدرسة بتشكيل لجنة لفحص الأصناف المشتراه للمدرسة للتأكد من مطابقة ما تم شراؤه علي ما هو مفيد بالفاتورة محل الشراء وهذا تشكل اللجنة من أعضاء المدرسة أن يكون من بينهم احد المدرسين الفنيين المختصين بالنشاط وأمين التوريدات فيما زاد عن 200 جنية للصنف الواحد إما فيما دون ذلك يكفي بلجنة الشراء
كيفية التصرف في الأصناف التي تقدم للمدرسة بصفة هبات
-يجوز قبول الأصناف التي تقدم للمدرسة هبات غير مشروطة
-يجب تقدير ثمن هذه الأصناف بمعرفة لجنة ذات خبرة بهذه الأصناف وتحرير شهادة إدارية عنها
تضاف هذه الأصناف بالدفاترالمخزنية ويقيد ثمنها في خانة الملاحظات ويكتب أمامها في خانة الثمن بدون مقابل
حالات التعاقد بطريقة الاتفاق المباشر
القانون 89 لسنة 98 حالات التعاقد المباشر حيث تنص المادة 7 منه علي ( يجوز في الحالات العاجلة التي لا تتحمل إتباع المناقصة أو الممارسة بجميع أنواعها أن يتم التعاقد بطريق الاتفاق المباشر بناء علي الترخيص من :-
1-رئيس الهيئة أو رئيس المصلحة ومن له سلطاته في الجهات الاخري وذلك فيما لا تجاوز قيمته خمسين ألف جنيه بالنسبة لشراء المنقولات أو تلقي الخدمات أو العمليات الاستشارية أو الأعمال الفنية أو منقولات النقل ومائة ألف جنية بالنسبة لمقاولات الأعمال
2-الوزير المختص ومن له سلطاته أو المحافظ فيما لا تجاوز قيمته مائة ألف جنية بالنسبة لشراء المنقولات أو تلقي الخدمات أو الدراسات الاستشارية أو الإعمال الفنية أو مقاولات النقل وثلاثمائة ألف جنية بالنسبة لمقاولات الأعمال ورئيس مجلس الوزراء في حالة الضرورة القصوى أن يأذن بالتعاقد بالطريق المباشر فيمالا يتجاوز الحدود المنصوص عليها في البند( ب ) في الفقرة السابقة
تحدد اللوائح الإدارية أنواع التعاقد وفقا للقواعد المنظمة لعملية الشراء كالأتي
1- المناقصة العامة 2- المناقصة المحددة
3- الممارسة 4- الأمر المباشر
المناقصة العامة :- يراعي ان تتضمن شروط المناقصة الاتي
1-تحديد المواصفات تحديدا دقيقا
2-المدة المحددة لقبول العطاءات وآخر موعد لقبولها
3-مدة التوريد
4-مدة التزام المورد بعطائه 5-شروط الدفع
6-التامين 7-الجزاءات عند الأخلاء بشروط التعاقد
8-حق المجلس في قبول أو رفض أي عطاء بدون إبداء الأسباب
يتم الإعلان عن المناقصة العامة في وقت مناسب ويفضل النشر في صحيفتين يوميتين مرتين متتاليتين أو أكثر حسب أهمية العملية ويجوز النشر بوسائل أخري ويتضمن الإعلان وصفا موجزا لموضوع المناقصة وكيفية الحصول علي الشروط والمواصفات وأخر موعد لقبول العطاءات كما يجب أن يتم النشر قبل موعد التقديم بعشر ون يوما علي الأقل ويمكن تقصير المدة لا تقل عن عشرة أيام بقرار من مجلس الأمناء
-يجب تشكيل لجنة من مجلس الأمناء للإعداد شروط المناقصة والبنود أو الإعمال قبل نشر الإعلان مع اعتمادها وختمها بخاتم المدرسة
الأمر المباشر
تحدد اللوائح الإدارية سلطة التعاقد بالأمر المباشر ويجوز في حالات التعاقد مع الهيئات والمؤسسات العامة والوحدات الاقتصادية التابعة لها والجمعيات التعاونية المؤسسة طبقا للقانون الاكتفاء بإصدار أوامر التوريد أو التشغيل واستلام ما يفيد قبولها مهما كانت قيمة العملية
-يجب أن تتضمن اللوائح الإدارية اللوائح المنظمة لعملية الشراء ككل
وتلك الإجراءات المفصلة لاحقا تضمن تجنب شراء الأشياء الغير ضرورية كما تضمن إتمام عملية الشراء علي أساس التنافسي حيث يتم اختيار العروض الأقل سعرا والأكثر توافقا لمتطلبات المدرسة كما انها تضمن الحصول علي عروض من أكثر من مصدر لشراء الاصوال أو الخدمات
مذكرة الصرف / طلب الشراء
يعتبر طلب الشراء المستند الرئيسي لعملية الشراء
-عند إعداد طلب الشراء من الإدارة الطالبة يراعي أن يحتوي طلب الشراء علي بيانات تفصيلية للبنود المطلوبة شراؤها وتحديد المواصفات الفنية تحديدا دقيقا
-فور اعتماد طلب الشراء يقوم المسئول عن المشتريات ( سواء كان فرد او لجنة )بكتابة طلب أسعار والحصول علي عروض الموردين بحيث لا تقل عن 3 عروض
-يتم تشكيل لجنة لتفريغ العروض المقدمة بشفافية وبطريقة تسمح بمقارنة بيانات العروض الفنية والمالية وشروط الدفع والتوريد وأية خصومات أو مميزات إضافية يمنحها الموردين وذلك طبقا للنموذج
-بالنسبة لطلبات الشراء بالأمر المباشر المعتمدة يتولي مسئول المشتريات تنفيذ الشراء من انسب المصادر من ناحية المواصفات والأسعار أن يتم الشراء بالامر المباشر في حالة الضرورة القصوى والتي لا تحتمل التأجيل وطبقا للظروف والسلطات المذكورة باللوائح الإدارية وتكون لازمة وضرورية
-فور اعتماد قرار لجنة البت يتم اتخاذ إجراءات إصدار أمر التوريد
أمر التوريد
1- يعتبر أمر التوريد بمثابة المستند المنفذ لطلب الشراء من ناحية ووثيقة لشروط التعاقد بين المدرسة والمورد من ناحية أخري
2-يجب أن يحتوي أمر التوريد علي جميع البنود والقواعد العامة التي تراها المدرسة في شروط تعاقدها مع المورد
-يتضمن أمر التوريد بيانات المورد والأصناف المطلوبة ومواصفتها وكمياتها وأسعارها وشروط التسليم والدفع وأي شروط أخري ويجب أن يكون أمر التوريد مرقم
-يتم اعتماد أمر التوريد من السلطة المختصة ويرسل الأصل للمورد للتنفيذ علي أن تحفظ صورة من أمر التوريد في الملف الخاص بتلك الأوامر وصورة أخري ترفق مع فاتورة المورد حيث يتم إعداد إجراءات الصرف للإصدار الشيك للمورد
-يتولي مسئول المشتريات متابعة تنفيذ المورد للأمر التوريد من تاريخ صدوره وحتى يتم التوريد والاستلام من جانب المنظمة وقبول الأصناف
-في حالة أوامر التوريد المباشر يتم إتباع الإجراءات الخاصة بالشراء المباشر وحصول مسئول الشراء علي توقيع مستلم الأصناف بعد الشراء
محضر الفحص
يتم تشكيل لجنة من مجلس الأمناء يراعي فيها الجوانب الفنية المتعلقة بالأصناف الواردة ويجوز الاستعانة بذوي الخبرة الاستشاريين عند فحص واستلام بها موصفات فنية عالية تحتاج لمتخصصين
ومحضر الفحص والاستلام ذو أرقام مسلسلة مطبعيا تقوم المخازن بإصدارها بمجرد وصول السلع إلي المخازن ويجب أن يتضمن بيانات كاملة عن السلع المستلمة من حيث الكمية والمواصفات والحالة والعجز أو الزيادة أن وجدت
مع خالص تحياتي وإلي اللقاء في الباب الرابع