البروتوكول في المؤتمرات والاجتماعات الدولية,
جرت العادة أن تقوم الدولة التي اقترحت عقد الاجتماع الدولي بتوجيه الدعوات إلى الدول الأخرى بواسطة بعثاتها الخارجية, أما لو الاجتماع سيعقد في أراضي دولة غير التي اقترحت فالدعوات توجه من قبل الدولة المضيفة وهذه القاعدة يجوز مخالفتها في ظروف خاصة.
بعد أن يتم تحديد مكان عقد الاجتماع يتم التشاور والاستعداد وتبادل المذكرات وتحديد جدول الأعمال ومن ثم تشكيل الوفد المشارك والذي يجب أن يشتمل على مندوبين مفوضين ومراقبين, ثم استقبال الوفود المشاركة وبعض الزيارات الخفيفة في الدولة المضيفة ثم توزيع الوفود في قاعة المؤتمر ويرأس المؤتمر أحد ممثلي دولة الاستقبال وتكون له الكلمة الافتتاحية ويترأس أمانة السر أمين عام يتم اختياره من بين الشخصيات في دولة الاستقبال ممن يتصفون بالخبرة والتفوق, ويتم اختيار لغة المؤتمر ومن ثم تبدأ أعمال المؤتمر وتصاغ محاضر الجلسات حسب الأصول والقواعد المتفق عليها.