المـخـازن

[الاستاذ عوض على]

الأعمال المخزنية
ويقوم بها أمين التوريدات ومن أهم هذه الأعمال:-

1- صرف الكتب المدرسية للطلبة بموجب كشو ف توزيع وإرسال هذه الكشوف للإدارة لاعتماده صرف الأصناف التي تحتاجها المدرسة من المخازن

2- وحفظها بالمدرسة
3- القيد بدفاتر 112 ع0ح ودفاتر 118ع0ح

4- توزيع العهد الفرعي علي العاملين بالمدرسة
5- إعداد حركة الدفاتر المالية شهري %

[الاستاذ عوض على]

إجراءات القيد المخزنية

كيفية القيد بالدفاتر

1- يقيد أمين التوريدات الأصناف الواردة أو المنصرفة من المخزن في دفتر عهد المخزن ( نموذج 3 مخازن أول بأول
2- يبين مقدار الباقي من العهدة من كل صنف عند كل عملية من عمليات الوارد و المنصرف
3- يتأكد من مطابقة الصنف فعلاً للموجود بالمخزن

الإجراءات المخزنية بشأن التبرعات العينية

1- تشكل لجنة بمعرفة المدرسة لمعرفة موقف المدرسة بالموافقة علي قبول التبرع
2- بشرط أن يكون من ضمن اللجنة عضو فني لفحص الأصناف الواردة علي سبيل التبرع
3- تحديد المواصفات الفنية و القيمة المالية لها .
4- تكليف أمين التوريدات بإضافاتها مخزنياً و تحفظ بملف التبرعات بالمدرسة

إجراءات التخلص من الرواكد

1-
تشكيل لجنة برئاسة مدير المدرسة وبعضوية بعض المدرسين علي أن يكون أحدهم
مدرس النشاط المختص و كذلك أمين توريدات المدرسة ، وذلك لفحص الأصناف
التالفة
2- تحديد مدي إمكانية إصلاحها من عدمه و كذلك تحديد كيفية تلف هذه الأصناف
3- إعداد تقرير بحالة الأصناف وإمكانية إصلاحها من عدمه
4- عرض التقرير علي التوجيه المالي والإداري والفني لإبداء الرأي

5- اعتماد التقرير من الجهات المختصة
6- خصم الأصناف المستهلكة

7- إرسال نسخة من التقرير إلي مراقبة لعهد بالإدارة
8- التصرف في الأصناف وفقا لتوصيات اللجنة

إجراءات بيع الأصناف

1- إخطار الإدارة التعليمية التابع لها المدرسة بكمية الأصناف الموجودة بالمدرسة
2- البيع بالمزاد العلني بعد أخذ الموافقة من السلطة المختصة

3- البيع بالطرق المباشرة و ذلك في حالة تعذر استخدام البيع بالمزاد العلني
4- تضاف قيمة الأصناف المبيعة إلي الإيرادات العامة للدولة و ذلك بتوريد ثمنها علي قسيمة 33 ع.ح إلي خزانة المصلحة .

[الاستاذ عوض على]

مفهوم ادارة المخازن:

هي
الادارة المعنية بالحفاظ على المخزون وتخطيط وتنظيم وتنفيذ ورقابة اجراءات
التخزين وصرف المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة للوحدات او الاقسام
او الادارات الطالبة والمستخدمة لمواد هذا المخزون.

خدمات ادارة المخازن :

1- التوازن في تدفق المواد للوفاء بالاحتياجات التشغيلية
2- التزويد بالمستلزمات الاخرى ومنها قطع الغيار
3- استقبال واصدار السلع الجاهزة من المصنع او من الخارج حسب الطلب
4- استلام وتخزين مخلفات الانتاج لحين التخلص منها.

مسؤوليات التخزين :

أ ) تحقيق الوفورات من خلال :
1- تخفيض تكلفة الاموال المجمدة بعدم تخزين كميات كبيرة
2- تخفيض تكلفة التخزين بتخفيض الاجراءات الادارية في عمليات الصرف والاستلام وعدم المبالغة في استخدام القوى البشرية.
3- تخفيض احتمالات التلف للمواد المخزنة
4- المساهمة مع ادارة المشتريات في تخفيض تكاليف الشراء.

ب ) التوصيف بطريقة يسهل الوصول اليها والتصنيف من خلال وصفها في فئات او مجموعات معينة والتمييز للمواد المخزنة

ج ) الاستلام

د ) التفتيش والفحص

هـ ) المتابعة للمخزون

و ) الجرد للمخزون

ز ) الاصدار او الارسال او الصرف للمخزون

ح) ادارة السجلات والاحتفاظ بحسابات المخازن

ط ) المحافظة على المخزون .

ي) اجراءات البحوث والدراسات والتقارير الدورية عن المخزون

ك ) التنسيق بين نشاط التخزين والشراء والانشطة الاخرى من حيث تحديد حركة ومعدلات المخزون ومستويات المخزون وانظمة مراقبة المخزون.


الآثار السلبية المترتبة على عدم الاهتمام بالمخزون والمخازن:

1- تلف المخزون
2- نقص المخزون
3- انخفاض ارصدة المخزون الى الحد الذي يؤدي الى اعادة الطلب على المواد بشكل متكرر والذي قد يؤدي الى توقف العمليات الانتاجية.


اهم خصائص دليل التوصيف :

1- تغطية جميع المواد المستخدمة
2- توحيد المواصفات المتشابهة للمواد وبيان المواد البديلة
3- ان يكون سهل الاستخدام والتطبيق
4- ان يسمح باضافة مواد جديدة بحيث ياخذ ارقام او حروف جديدة
5- تكون الارقام والحروف ثابتة
6- ان يتضمن التسمية الصحيحة للمواد

استخدامات دليل المخزون:

1- التعرف على كل عنصر من عناصر المخزون بدقة
2- تبسيط عمليات التسعير واحتساب التكاليف
3- تجنب استخدام بيانات وصفية مطلوبة لوصف المواد
4- تجنب الازدواج او الاختلاف في معاملة العناصر المتشابهة

5- المساعدة على توحيد وتخفيض عدد الاصناف المستخدمة
6- المساعدة على وضع اسس مناسبة لاجراءات الشراء والتخزين
7- المساعدة في الرقابة المركزية والمحاسبية على المخازن الفرعية
8- المساعدة في تحديد موقع المخزون او المواد ( في اي مخزن ورف ...الخ)
انواع المخازن :

1- حسب الملكية:
* مملوكة لنفس الشركة
* مستأجرة

2- حسب الموقع :
*قرب السوق
* قرب المورد
*داخل المنشأة

3- حسب الاستمرار :
* مخازن دائمة
* مخازن مؤقتة

4- حسب نوع المواد :
*مخازن العدد وقطع الغيار
*مخازن السلع الجاهزة
*مخازن الوقود

*مخازن المخلفات الصناعية
*مخازن المواد الاولية
*مخازن المواد المتفرقة
مخازن مواد التعبئة والتغليف

اصناف وانواع المواد :

1- حسب طبيعة المواد
2- حسب اهمية المواد
3-حسب استخدام المواد
4- حسب اسلوب تعبئة المواد
5- حسب درجة خطورة المواد

في المداخلات التالية ساتناول المواضيع التالية :
*تنظيم المخازن
*اجراءات التخزين
*اجراءات الصرف

*سجلات المخازن
*المستندات المستخدمة في المخازن
*المناولة في المخازن
*موقع وتصميم المخزن

*انواع جرد المخزن
*الرقابة على المخزون
*تقييم وظيفة التخزين

تنظيم المخازن:

المراكز الوظيفية بادارة المخازن :

1- وظيفة الامين العام للمخازن ومن مهامه :
* وضع خطة العمل للمخازن
* التنظيم والاشراف على سير عمل المخازن
* التاكد من تطبيق السياسات والاجراءات المتعلقة بعمليات المخازن

2- وظيفة امين المخازن ومن مهامه :
* التاكد من صحة اعداد واوزان ومقاييس وانواع المواد الموردة
* عدم صرف المواد الا بعد التاكد من استكمال قرارات الصرف

* المشاركة في اعداد خطة تنظيم وتخزين المواد وحفظ السجلات
* التاكد من سلامة الامن والحماية الخاصة بالمخزون داخل المخازن

3- وظيفة كاتب البطاقات ومهمته حفظ البطاقات وتسجيل كل المدخلات والمخرجات على بطاقة الصنف.

4-
المحاسب ومهمته الاحتفاظ باسعار المواد الواردة وقيمتها وقيمة المواد
الموجودة في المخازن والتاكد من الرقابة على على قيم هذه المواد والمشاركة
في اعداد الميزانية التقديرية وعمليات تسعير المواد التالفة.

اجراءات التخزين :

يتم تصنيف هذه الاجراءات الى اربعة مجموعات رئيسية :

1- البضائع الواردة من الموردين
2- البضائع الواردة من المخازن الفرعية
3- بضائع مردودة
4 مخلفات الانتاج

الاجراءات المتعلقة بالبضاعة الواردة من الموردين :

1- يفترض وصول البضاعة خلال ساعات العمل الرسمية
2- ابلاغ امين المخزن بوصول البضاعة
3- الاستلام الاولي كما يلي :

*الاستلام من الناحية او المعاينة النظرية
*فتح الطرود الواردة وفرزها
* جرد محتويات الشحنة ومطابقتها وقيدها في السجلات
4- الفحص للبضاعة الواردة سواء كان فحص نظري او مخبري للتاكد من الوزن او القياس والعدد...الخ
5- تقرير الاستلام النهائي

6- العمل على تخزين المواد وحفظها والاشراف عليها للتاكد من سلامتها وعدم تعريضها لمخاطر التخزين
7- عمليات المتابعة وتشمل الصرف والرقابة والاعادة والتوزيع.

[الاستاذ عوض على]

الرقابة على المخزون

من
اهم احدى طرق الرقابة على المخزون هو جرد المخازن ، اي ان تقوم بمراجعة
الكميات المخزونة من الاصناف المختلفة باستخدام نوع معين من انواع الجرد
بهدف :

1- التأكد من صحة السجلات في المخازن.
2- مقارنة الموجود الفعلي في المخازن مع رصيدها الدفتري.
3- تحديد نقاط القوة والضعف في نظام واجراءات الرقابة على المخزون.

لك اخي الفاضل اختيار احدى الطرق التالية من انواع الجرد او حسب نظام الرقابة المعمول به في المؤسسة :

1-
الجرد المنتظم ويكون دوريا ، وعادة ما يكون في نهاية السنة المالية للوصول
الى قيمة البضاعة آخر المدة واظهارها في قائمة المبيعات لاستخراج كلفة
المبيعات ، وتظهر في الميزانية بالجانب المدين ضمن الاصول المتداولة.

وحتى يتم انجاح هذه الطريقة واكتشاف اي نقص في المخزون او تأكيد قوة نظام الرقابة على المخزون لا بد من تاكيد ما يلي :

* تحديد الاشخاص الذين سيقومون بعمليات الجرد بموجب كتاب تكليف رسمي .
* ان يتم توقيف العمل بالمخازن ( الوارد والصادر ) خلال عملية الجرد ، لمنع اي محاولة في ادخال او اخراج صنف ما للتلاعب بالجرد.
*
ان تكون عملية الجرد شاملة وكاملة بما في ذلك البضاعة التي ما زالت تحت
الاستلام ، او المرفوضة ولا تنسى الخردة والعادم ، لان بالخردة والعادم
تكون اكبر فرصة للتلاعب بالمخزون.
* يتم اعداد قوائم الجرد قبل البدء بعملية الجرد للتاكد من عدم تكرار صنف معين ولسهيل عملية الجرد والوصول الى نتائج دقيقة.
*
اذا كانت المؤسسة تمتلك اكثر من مخزن وفي اكثر من موقع ، يجب ان يتم الجرد
لها جميعا بنفس الوقت حتى لا يتم ترحيل صنف ما من مخزن الى آخر لتغطية عجز
ما ، ومن ثم اعادته الى مخزنه الاصلي.
* لو كانت الشركة تتبع نظام اعارة المواد او صرفها بطريقة مؤقتة ، فيتم اعادتها الى المخزن الذي صرفها لكي يتم جردها.
*
اعداد كشف بالبضاعة الزائدة بالمخازن لبيان ان كانت تعود للشركة ام لا
وسبب الزيادة ، او انها تعود لاحد عملاء المؤسسة ولكنه لم يستلمها بعد وتم
تنزيلها من السجلات.

تعتبر هذه الطريقة هي افضل طرق الجرد خاصة
للمشاريع الصغيرة والمتوسطة ، بالرغم من الوقت الطويل التي تحتاجها عملية
الجرد وايقاف العمل بالمخازن .

2- الجرد المفاجيء هو نفسه الجرد
المنتظم باستثناء الوقت ، حيث ان هذا النوع من الجرد لا وقت محدد له ، وهو
مفيد لاكتشاف الاخطاء في وقت مبكر ويجعل امين المستودع في حالة استعداد
تام على مدار السنة لانه لا يعلم متى سيتم الجرد المفاجيء على مستودعه ،
ولكن اذا كانت الاصناف كثيرة فيصعب تطبيق هذا النوع عمليا .

وبالتالي يعتبر الجرد من اهم طرق الرقابة على المخزون .

ولكن هذا الامر لن يعطي اثماره الا اذا كان هناك نظام الرقابة على المخزون ، ويمكن تلخيص هذا النظام بما يلي :

* اختيار حجم الدفعة وعدد الدفعات للمواد التي يتم تخزينها لتحديد تكلفة التخزين.
* تحديد الوقت اللازم لتخزين كميات بديلة اخرى .
* الاحتفاظ بسجلات دائمة لكل عنصر من عناصر المخزون حتى وان كانت تالفة وعادم.

وطبعا هذا الامر يتطلب ايجاد المكونات الرئيسية لانشاء نظام الرقابة ومنها :

* حجم الدفعة بحيث يتم احتسابها بقسمة الاحتياجات الكلية على عدد مرات الشراء .
*نقطة اعادة الطلب ويتم احتسابها بضرب الوقت الذي يمر قيل وصول الطلبية بمعدل الاستهلاك اليومي.
* الحد الادنى للمخزون وهي الكمية التي يجب الاحتفاظ بها دائما في المخازن ولا ينخفض عنها في اي وقت.
* الحد الاعلى للمخزون وهو عكس الادنى .

ومن
اوجه الرقابة على المخزون هو التحليل المالي بحيث يتم التاكد بان نسبة
الاستخدام من المخزون تتناسب مع النتائج والمبيعات والمواد الموردة الى
المخازن .

ومن اوجه الرقابة هو التاكد من المواد الخارجة من
المخازن بحيث يجب ان تكون مطابقة مع محتويات امر الصرف من حيث النوع او
الكمية ، وكذلك المواد الداخلة.

ومن هنا ياتي دور المدقق ...........

1- التاكد من الوجود الفعلي لبضاعة آخر المدة والحالة الموجودة عليها ( راكدة او لا ، سليمة ام تالفة .....الخ )
2- التاكد من ملكية المنشأة للبضاعة الموجودة في كشف الجرد من خلال الرجوع الى المستندات والدفاتر.
3- التاكد من صحة تطبيق المباديء المحاسبية الصحيحة في تقييم بضاعة آخر المدة مثل مبدأ سعر السوق او التكلفة ايهما اقل .

[الاستاذ عوض على]

أمين المخازن

في عهدته دفاتر نموذج 4 مخازن حكومي
التي يقابلها الدفاتر نموذج 3 مخازن حكومي عهدة الشطب

أمين المخزن يقوم باستلام الخامات الواردة للمخازن حسب اذن الاضافة نموذج 1 مخازن حكومي ومحضر الفحص كما يقوم بتسجيل الخامات في الدفاتر الخاصة بكل قسم على حدة ويقوم باستلام العدد والألات والأجهزة الواردة للمخازن حسب اذن الاضافة نموذج 1 مخازن حكومي ومحضر الفحص على حسب كل معدة ويقوم باستلام الخردة الناتجة من العملية التعليمية واضافتها في دفاتر الخردة كل نوع على حدة حسب نموذج 1 مخازن حكومي

كما يقوم باستلام المشغولات الناتجة من العملية التعليمية واضافتها في دفتر المشغولات المدرسية حسب نموذج 1 مخازن حكومي كما انه يقوم بالمطابقة الدفترية بين نموذج 4 مخازن حكومي ودفاتر نموذج 3 مخازن حكومي مع شطب المخازن كل ثلاثة شهور وفي نهاية العام

يسلم مكتب التشغيل الصورة الأصلية للمقايسة 133 ع ح الى أمين المخزن والصورة الثانية للمدرس الأول بعد توقيع كل منهما بالتاريخ على ايصال استلام المقايسات والصورة الثالثة بالدفتر

يبدأ القسم في صرف الخامات من المخزن مع التوقيع بالتاريخ على صورتي المقايسة بالاستلام
يحرر أمين المخزن اذن صرف نموذج 2 مخازن حكومي من ثلاث صور بعد توقيع المدرس الأول ( الأصل بالدفتر والثاني الى مكتب التشغيل والثالث الى شطب المخازن )

لايجوز للأقسام صرف خامات أكثر من الوارد بالمقايسة (استمارة 133 ع ح ) كما لايجوز بأي حال صرف خامات من المخزن بايصالات مؤقتة
وفي حالة صرف العدد والألات والأجهزة يقوم المدرس المسؤل عن العهدة بالقسم بكتابة مذكرة معتمدة من السيد مدير المدرسة موضحا فيها العدد المطلوبة ويقوم أمين المخزن بتحرير اذن صرف نموذج 2 مخازن حكومي من أصل + 3 صور (الأصل بالدفتر والثاني الى شطب المخازن والثالث والرابع الى شطب العهدة الشخصية والقسم)